Văn phòng chia sẻ là gì? Làm thế nào để sử dụng dịch vụ văn phòng chia sẻ hiệu quả? Đâu là ưu điểm khiến văn phòng chia sẻ trở thành xu hướng thay thế văn phòng truyền thống? Đây là những câu hỏi mà nhiều khách hàng đặt ra khi tìm kiếm loại hình văn phòng mới để thuê.
Hãy cùng đọc bài viết dưới đây để hiểu rõ hơn về văn phòng chia sẻ là gì cũng như lý do tại sao nhiều startup, freelancer và các nhóm khởi nghiệp tin tưởng sử dụng văn phòng này nhé!

Văn phòng chia sẻ (hay Shared Office) là một mô hình cho thuê văn phòng làm việc kiểu mới. Tại đó, các doanh nghiệp sẽ cùng chia sẻ một không gian làm việc chung. Bằng cách giúp tận dụng tối đa không gian văn phòng, các công ty chia sẻ chi phí thuê văn phòng và các chi phí phát sinh khác với nhau. Do vậy việc cùng sử dụng chung giữa nhiều công ty, doanh nghiệp trong cùng một sàn văn phòng chia sẻ chính là một phương pháp tối đa tiện ích và giảm thiểu đáng kể gánh nặng tài chính mà mỗi doanh nghiệp phải chịu khi thuê văn phòng theo phong cách truyền thống.

Mô hình văn phòng chia sẻ cung cấp cho khách hàng đa dạng các gói chỗ ngồi: chỗ ngồi làm việc văn phòng linh hoạt, chỗ ngồi làm việc văn phòng cố định,…. Đồng thời, nội thất văn phòng được bên cho thuê hoàn toàn miễn phí, khách hàng chỉ việc đăng ký và sử dụng. Cùng hàng chục tiện ích văn phòng miễn phí khác như phòng họp, sảnh chung, lễ tân văn phòng, wifi/internet tốc độ cao,…
Văn phòng chia sẻ là giải pháp tối ưu cho các công ty trẻ, startup, giúp họ tiết kiệm đến 90% chi phí vận hành cố định hàng tháng, đồng thời gia tăng hiệu quả và tăng trưởng kinh doanh lên đến 50%.

Với mức giá hợp lý, cũng như vị trí là trung tâm hạng A của TP.HCM, Replus chắc chắn là một trong những đơn vị cung cấp dịch vụ văn phòng chia sẻ uy tín để các startup tận dụng để mở rộng kinh doanh hiệu quả.

Mô hình văn phòng chia sẻ phát triển ra sao ?

Văn phòng chia sẻ đã xuất hiện và trở thành hiện tượng gây sốt trong lĩnh vực kinh doanh bất động sản văn phòng. Gọi văn phòng chia sẻ là mô hình văn phòng kiểu mới cũng không hoàn toàn chính xác, bởi hình thức cho thuê văn phòng giá rẻ này đã có từ rất lâu trên thế giới. Nhưng nó mới được du nhập vào Việt Nam và trở nên phổ biến hơn 10 năm trở lại đây.
Văn phòng chia sẻ tại Việt Nam mà cụ thể là hai thành phố lớn là Hà Nội và TP.HCM đã nhanh chóng chứng tỏ sức hấp dẫn tuyệt đối của mình đối với các freelancer, startup và các công ty trẻ.
Sự phát triển của mô hình văn phòng chia sẻ đã kéo theo sự ra đời của hàng trăm nhà cung cấp dịch vụ văn phòng chia sẻ khác nhau tại Việt Nam. Phần lớn tập trung ở các thành phố lớn trực thuộc trung ương.
Với tốc độ phát triển nhanh như vậy chắc chắn sẽ mang đến hàng loạt thách thức mới cho giới bất động sản văn phòng, đồng thời khiến khách hàng khó khăn trong việc lựa chọn nhà cung cấp dịch vụ văn phòng chia sẻ uy tín.

Đối tượng nào thích hợp với dịch vụ văn phòng chia sẻ?

Sau khi tìm hiểu khái niệm văn phòng chia sẻ là gì? Việc sử dụng văn phòng chia sẻ như thế nào để đạt được hiệu quả tối đa luôn là mối quan tâm hàng đầu của khách hàng. Văn phòng chia sẻ cũng như nhiều loại hình văn phòng cho thuê khác sẽ mang đến những lợi ích thiết thực cho các nhóm đối tượng khách hàng khác nhau. Nhóm khách hàng thuê văn phòng chia sẻ có thể bao gồm:

• Doanh nghiệp vừa và nhỏ (SMEs): những công ty này thường mới được thành lập hoặc đang trong quá trình mở rộng. Họ phải tránh lãng phí nguồn lực để tập trung vào hoạt động kinh doanh cốt lõi của mình. Do đó, một văn phòng chia sẻ là lý tưởng cho nhóm người này.
• Các nhóm dự án độc lập hay các freelancer, chuyên gia tư vấn rất phù hợp thuê văn phòng chia sẻ để nâng cao hiệu quả công việc và do tính linh hoạt của loại hình văn phòng này nên có thể đáp ứng tốt nhu cầu của khách hàng.
• Các cá nhân đang chuẩn bị thành lập công ty, muốn tiết kiệm chi phí thuê văn phòng tối đa mà vẫn có một địa chỉ đắc địa.
• Các công ty, công ty nước ngoài muốn mở rộng chi nhánh hoặc đang tìm hiểu thị trường Việt Nam thì văn phòng chia sẻ là một lựa chọn hợp lý.

Lợi ích khi sử dụng mô hình văn phòng chia sẻ

Một văn phòng chia sẻ hiệu quả là một văn phòng có thể mang lại cho bạn những tiện ích, một địa chỉ kinh doanh tốt và những trải nghiệm mô hình văn phòng mở tuyệt vời.

Tiết kiệm chi phí tối đa

Khách hàng thường nghĩ đến cụm từ “tiết kiệm chi phí” ngay từ đầu tiên và xem xét nhu cầu và giá được cung cấp bởi các nhà cung cấp và cơ sở. Lựa chọn mô hình văn phòng chia sẻ giúp bạn tiết kiệm nhiều chi phí để có bước những bước đầu tiên trên thị trường một cách vững chắc.

Giải quyết vấn đề về địa chỉ giao dịch

Khi sử dụng mô hình này, bạn không phải lo lắng hay sợ rằng mình sẽ dùng chung một địa chỉ với nhiều công ty, dẫn đến vi phạm pháp luật. Hoàn toàn không, bởi vì khách hàng có thể sử dụng địa chỉ chính của Replus để đăng ký, giao tiếp với khách hàng hoặc thậm chí giao nhận hồ sơ.
Replus tin chắc rằng hình ảnh doanh nghiệp của bạn sẽ trở nên chuyên nghiệp với những địa chỉ kinh doanh “đẳng cấp” tại Hà Nội và TP.HCM.

Những tiện ích tuyệt vời kèm theo

Khi bạn sử dụng dịch vụ này, bạn sẽ nhận được các tiện ích siêu tiện lợi như sau:

• Trang thiết bị vật tư: Bàn ghế, tủ cá nhân, máy photo..
• Nội thất hiện đại: máy lạnh, lò vi sóng, máy nước nóng lạnh,..
• Sử dụng các phòng họp, tiếp khách chung
• Lễ tân văn phòng
• Bảo vệ an ninh 24/7
• Khu vực pantry
• Internet/wifi tốc độ cao lên đến 500MBps

Việc của bạn là chỉ đi làm thật tốt mà không vướng bận bất kỳ lo toan nào.

Cơ hội phát triển các mối quan hệ kinh doanh

Với hình thức văn phòng chia sẻ này, công ty sẽ có tâm lý thoải mái và quỹ thời gian cho công việc được kéo dài. Từ đó, việc tìm kiếm khách hàng tiềm năng, tập trung tăng hiệu quả công việc cũng sẽ dễ dàng hơn. Hơn nữa nhờ mô hình văn phòng mở nên nhiều công ty khác nhau cùng làm việc. Đâu đó cũng sẽ có những đối tác tiềm năng dành cho bạn.

Khám phá những không gian văn phòng cao cấp tại những tòa nhà hạng A

Văn phòng được thiết kế hiện đại, thoáng mát và có đẩy đủ ánh sáng tự nhiên sẽ là nơi vô cùng tốt cho bạn. Ở đó sẽ là nơi chứa đựng một nguồn năng lượng tích cực, cộng với view nhìn từ cửa sổ làm việc của công ty. Tất cả mọi thứ cộng hưởng và mang lại cho bạn một tinh thần làm việc minh mẫn.

Những vấn đề cần chú ý khi thuê văn phòng chia sẻ là gì ?

Không thể phủ nhận những lợi ích to lớn mà văn phòng chia sẻ mang lại, nhưng doanh nghiệp cần phải lưu ý những vấn đề sau để có thể lựa chọn cho mình một dịch vụ văn phòng chia sẻ uy tín mang lại hiệu quả cao:

Kết cấu văn phòng chia sẻ

Các đơn vị cho thuê văn phòng chia sẻ tại TPHCM đều tập trung tại các toà nhà cao ốc văn phòng. Tuỳ thuộc vào quy mô của đơn vị cho thuê thì diện tích sàn văn phòng chia sẻ sẽ khác nhau, nhưng đa số sẽ phù hợp với số lượng nhân sự mỗi công ty từ 10 người đổ lại.

Nếu là toà nhà cao ốc văn phòng thì hệ thống thang máy là cần thiết để di chuyển. Bạn cần chú ý về an ninh toà nhà, độ an toàn hệ thống thang máy cũng như độ an toàn của khu vực gửi xe.

Lễ tân và tiện ích

Dịch vụ lễ tân là yêu cầu tối thiểu mà một đơn vị cung cấp văn phòng chia sẻ cần có. Lễ tân cũng chính là đại diện cho doanh nghiệp bạn. Bạn cần chú ý là chi phí cho dịch vụ lễ tân không được tính thêm vào phí thuê, vì đây là một tiện ích miễn phí cơ bản bất cứ đơn vị cho thuê nào cũng phải có khi muốn cạnh tranh với các đối thủ khác để thu hút sự chú ý của doanh nghiệp bạn.

Nhân viên lễ tân xinh xắn, ăn nói khéo léo là một điểm cộng. Ngoài ra, việc nhân viên lễ tân thông thạo ngoại ngữ ( tối thiểu là tiếng Anh) sẽ là ưu thế tuyệt vời trong việc chăm sóc khách hàng, đồng thời giúp cho doanh nghiệp bạn an tâm hơn trong quá trình phát triển.

Dịch vụ vệ sinh văn phòng cần được đảm bảo duy trì tần suất thường xuyên và chuyên nghiệp trong quá trình làm. Chắc chắn bạn không muốn làm việc trong một văn phòng đầy bụi bẩn hàng ngày đúng không nào?

Chi phí thuê văn phòng chia sẻ

Chi phí thuê văn phòng chia sẻ chính là ưu thế của loại hình dịch vụ này. Chi phí này thường rất thấp chỉ dao động trong khoảng 1tr-3tr/tháng giữa các bên cho thuê khác nhau. Tuy nhiên bạn cũng cần xem xét kỹ lưỡng trước khi đặt bút ký hợp đồng nhé!

Chi phí thuê văn phòng chia sẻ đã bao gồm tất cả khoản phí dịch vụ khác như: lễ tân, máy lạnh, wifi, vệ sinh,… và sẽ không có bất kỳ chi phí phát sinh nào khác trong suốt quá trình sử dụng.

Tất cả các thiết bị văn phòng đều được chuẩn bị sẵn cho doanh nghiệp bạn khi thuê và hoàn toàn không mất bất kỳ khoản phí nào khác. Các bên cung cấp dịch vụ sẽ tư vấn kỹ cho bạn về vấn đề này, bạn hãy chú ý lắng nghe để đảm bảo quyền lợi doanh nghiệp mình trong suốt quá trình thuê nhé!

Lựa chọn dịch vụ cho thuê văn phòng chia sẻ HCM hiệu quả

Lựa chọn một đơn vị cho thuê văn phòng chia sẻ uy tín là một việc hết sức quan trọng trong quá trình thị trường tràn ngập các bên cho thuê như hiện nay. Một dịch vụ cho thuê văn phòng chia sẻ chất lượng cần đảm bảo đáp ứng:

• Đảm bảo đáp ứng toàn bộ các tiện ích cung cấp như trong hợp đồng
• Thông tin đến khách hàng những điều quan trọng nhanh chóng và kịp thời nhất.
• Sẵn sàng hỗ trợ tối đa doanh nghiệp bạn khi có nhu cầu.
• Đáp ứng bảo mật thông tin khách hàng tuyệt đối cho doanh nghiệp bạn.
• Dịch vụ giá quá rẻ đôi khi sẽ không đáp ứng đủ các nhu cầu đến từ phía bạn, bạn cần chú ý cân đối giữa chi phí và tiện ích để lựa chọn bên phù hợp.
• Có khả năng cung cấp các tiện ích khác khi bạn có nhu cầu mở rộng về sau như: kế toán, pháp lý, văn phòng ảo,….Việc sử dụng cùng một đơn vị sẽ giảm thiểu thời gian cũng như công sức cho bạn rất nhiều sau này.
• Địa điểm cũng là một điểm khác quan trọng ảnh hưởng đến mức giá, các địa điểm đắc địa thông thường sẽ có mức giá cao hơn.

Văn phòng chia sẻ là một loại hình dịch vụ văn phòng hiện đại, phù hợp với doanh nghiệp vừa và nhỏ, chi nhánh công ty tại Hà Nội cũng như TP.HCM, mang đến một môi trường làm việc lý tưởng nhất với mức chi phí thấp nhất. Doanh nghiệp cần tư vấn về các dịch vụ văn phòng chia sẻ là gì, vui lòng liên hệ với Muabannha68.vn theo các phương thức sau nhé!